Arhivarea documentelor – procesul care iti eficientizeaza munca si iti imbunatateste productivitatea
11.01.2023
1. Arhivarea documentelor – ce este arhivarea
Orice companie sau institutie are, cu siguranta, foarte multe documente pe care ori nu le mai foloseste deloc, insa trebuie sa le pastreze la loc sigur, ori pe care le va mai folosi in viitor, insa in prezent nu sunt utile. Acest lucru inseamna ca ele trebuie stocate in cel mai sigur mod, dar si foarte organizat, pentru a nu le pierde, deteriora sau pentru a le gasi in timp util atunci cand sunt necesare.
De cele mai multe ori, cand te interesezi cu privire la cum arhivezi un document, o faci pentru acelea care nu trebuie sau pe care nu ai voie sa le modifici, iar aici cu siguranta ne referim la documentele pe care nu le folosesti cu regularitate (mai pot fi denumite si „fixe” sau „inactive”). Arhivarea acestui tip de documente (fixe, inactive) este, intr-o oarecare masura, obligatorie daca te gandesti la eventualele audituri sau motive legale. Din acest motiv, sistemul pe care il alegi pentru a-ti arhiva documentele trebuie sa fie foarte bine pus la punct, logic si, eventual, cronologic, astfel incat sa stii intotdeauna unde se afla documentele de care ai nevoie urgenta la un moment dat.
Asa cum iti spuneam putin mai devreme, arhivarea este un proces potrivit pentru documentele inactive; pe cele active, de care ai nevoie in mod regulat, ar trebui sa le pastrezi la vedere si sa le ai la indemana tot timpul. Dar acest lucru nu inseamna ca nu le poti organiza pentru a nu crea haos in birou. Trebuie doar sa te echipezi cu cateva suporturi si tavite pentru documente sau cu alte suporturi de birou si vei reusi sa te organizezi corespunzator.
Documentele pot fi arhivate si digital, insa acest lucru nu presupune sa scapi de documentele originale. Ele trebuie pastrate indiferent daca optezi si pentru stocarea digitala sau nu. Digitalizarea documentelor este, intr-adevar, o metoda mult mai simpla si mai rapida (atat de arhivat, cat si de accesat documentele dupa arhivare), insa nevoia de a pastra hartiile vechi ne determina sa ne organizam actele si manual.
2. Arhivarea – modalitati eficiente de stocare a hartiilor importante
Cand vine vorba despre cum sa arhivezi un document, exista trei metode de arhivare pe care le ai la indemana: arhivare fizica, arhivare electronica si stocare de tip scan-on-demand. Fiecare dintre aceste metode de arhivare este diferita fata de cealalta, asa ca ti le vom descrie pe toate in randurile care urmeaza, astfel incat sa stii care este cea mai potrivita pentru tine. Inainte de toate, poti sa te informezi pentru a afla daca exista si cateva norme de arhivare a documentelor pe care trebuie neaparat sa le respecti.
Arhivarea fizica presupune, in esenta, stocarea hartiei. Este utila si se intampla atunci cand vrei sa arhivezi documentele in birou sau in afara institutiei (in cazul in care vorbim despre capacitati mari si securizate de stocare a actelor). Este o practica destul de raspandita si in prezent, mai ales pentru industriile mari care sunt nevoite sa pastreze actele si fizic, nu doar electronic. Daca alegi aceasta metoda, vei avea nevoie de cutii de depozitare, mape, bibliorafturi, seif si multe alte obiecte de papetarie si birotica, care sa te ajute sa le pastrezi in siguranta pe perioade lungi de timp.
Arhivarea electronica presupune digitalizarea documentelor si pastrarea acestora in spatiul de stocare on-premise ori in spatiul de stocare digital (cunoscut si sub denumirea de „cloud”). Din fericire, in prezent sunt disponibile mai multe software-uri pentru arhivarea documentelor, care nu doar ca te ajuta sa fii foarte organizat, dar care iti pot oferi si acces aproape instantaneu la documentul sau documentele de care ai nevoie. Unul dintre marele avantajele ale arhivarii electronice este reprezentat de faptul ca iti ofera posibilitatea de a salva din spatiul fizic al biroului sau al cladirii in care compania sau institutia isi desfasoara activitatea. Cu toate acestea, iti recomandam sa te echipezi cu suficiente masuri de securitate cibernetica, astfel incat documentele tale sa fie in deplina siguranta si sa nu cada prada hackerilor. Totusi, arhivarea electronica nu este potrivita pentru toata lumea. Multi proprietari din industrie prefera stocarea fizica a hartiilor pentru ca sunt reticenti si nu pot avea incredere in reteaua de arhivare a documentelor, adica in stocarea in cloud sau on-premise, tocmai din cauza acestor motive de securitate.
Arhivarea de tip scan-on-demand (sau scanare la cerere) este, in prezent, metoda preferata a companiilor si institutiilor. Cum functioneaza? Este o solutie in care o companie se ocupa de stocarea documentelor in locul tau. Tu ii oferi acces la hartiile pe care vrei sa le stochezi, iar aceasta incepe sa se ocupe de toti pasii pe care ii presupune arhivarea. In momentul in care vei avea nevoie de un anumit act (sau de mai multe), nu trebuie decat sa faci o cerere in acest sens si vei primi pe e-mail documentul (sau documentele) scanate – acestea ajung la tine sub forma de invitatie de acces catre copia digitala. Aceasta metoda este o alegere buna pentru industriile care doresc sa stocheze o cantitate masiva de documente in afara perimetrului in care isi desfasoara activitatea, dar pot necesita ocazional acces la ele. Cu toate acestea, scanarea la cerere este mai costisitoare decat stocarea normala a hartiei, deoarece presupune alocarea unui buget suplimentar pentru acest tip de serviciu.
3. Arhivarea documentelor – ce avantaje iti aduce
Asa cum iti povesteam si mai devreme, arhivarea dosarelor este atunci cand stocam documente pe care nu le mai folosim in mod activ. Arhivarea documentelor nu este o optiune doar pentru companii, ci este utila chiar si pentru persoane fizice.
In primul rand, odata ce ai invatat cum sa arhivezi documente, poti spune si ca respecti cerintele de reglementare. In zilele noastre, protectia datelor este un subiect pe care majoritatea companiilor il trateaza cu foarte multa seriozitate. Avand in vedere cele mai importante si recente actualizari ale Legii privind protectia datelor cu caracter personal (GDPR), companiile se afla acum sub o presiune din ce in ce mai mare in privinta gestionarii in mod corespunzator si sigur a datelor consumatorilor, clientilor, angajatilor etc.; in caz contrar, ele se pot confrunta cu amenzi destul de mari. Acest lucru le impune sa aiba procese eficiente de gestionare a datelor si solutii sigure de stocare a documentelor. Alte cerinte de reglementare impun pastrarea anumitor evidente financiare pentru un anumit numar de ani. Arhivarea documentelor poate ajuta companiile sa indeplineasca aceste cerinte, permitandu-le sa stocheze in siguranta date si documente pana cand nu mai sunt necesare si pot fi distruse.
In al doilea rand, prin arhivarea documentelor reusesti doua lucruri importante: sa economisesti spatiu si sa reduci costurile. Indiferent daca vorbim despre o companie internationala sau de un start-up, este important sa economisesti costuri acolo unde poti. Arhivarea documentelor te poate ajuta in acest sens prin eliberarea spatiului si prin reducerea costurilor operationale. Cu cat ai mai putine documente de gestionat la fata locului, cu atat mai putin timp si bani trebuie cheltuiti pentru gestionarea acestora.
In al treilea rand, poti sa imbunatatesti fluxul de lucru si performanta. Arhivarea corecta a documentelor poate imbunatati fluxul de lucru si performanta afacerii. Conform estimarilor, pana la 80% din datele de productie nu trebuie sa fie usor accesibile. Prin arhivarea acestor date necritice, poti eficientiza accesul la restul datelor si iti poti imbunatati performanta.
Un alt motiv pentru care ar trebui sa optezi pentru arhivarea documentelor este protectia impotriva furtului de identitate. Cu totii avem documente importante care ar putea fi folosite pentru furtul de identitate, iar stocarea documentelor in siguranta este cu atat mai importanta.
4. Cum se arhiveaza documentele – sfaturi importante
Poate ca ai incercat macar o singura data sa vezi cum se arhiveaza documente, insa indiferent de metoda pe care o alegi pentru a le stoca in siguranta, trebuie sa stii ca exista anumite bune practici de care iti recomandam sa tii cont daca vrei ca sistemul ales sa fie intr-atat de eficient pe cat te asteptai, dar si foarte organizat.
Pentru inceput, te sfatuim sa te gandesti intotdeauna la accesibilitate. Daca stochezi in-house, probabil ca vei putea economisi niste bani. Cu toate acestea, este important sa ai un sistem bun care sa te asigure de faptul ca toate documentele arhivate sunt usor accesibile. Ia in considerare stocarea documentelor de acelasi tip si asigura-te ca le etichetezi, astfel incat sa poti alege cu usurinta documentele necesare atunci cand ai nevoie de ele si le cauti.
Apoi, tine cont de termenul la care unele dintre documentele stocate pot fi distruse. Arhivarea documentelor este importanta pentru a te asigura ca ramai in conformitate si ca ai dovezi, cum ar fi chitante si fluturasi de salariu, atunci cand este necesar. Cu toate acestea, odata ce documentele sunt vechi de cativa ani, adesea nu mai trebuie pastrate. Iar pentru a nu aglomera din ce in ce mai mult spatiul pe care l-ai ales pentru depozitare (fie ca vorbim despre un spatiu fizic, fie despre spatiul pe cloud s.a.m.d.), creeaza-ti un sistem prin care sa stii ce si cate documente pot fi distruse la o data anume, astfel incat sa eliberezi din spatiu si, implicit, sa mai faci loc si pentru alte documente mai noi. Spre exemplu, atunci cand te ocupi de arhivare si etichetare, poti nota pe acea eticheta si data la care pot fi distruse.
In al treilea rand, iti recomandam sa ai mare grija la mediul in care alegi sa arhivezi documentele din hartie. Pentru a te asigura ca documentele nu se deterioreaza, trebuie sa te gandesti la uzura. Chiar daca sunt depozitate in siguranta, acestea pot fi deteriorate in urma manipularii frecvente, a expunerii la lumina soarelui si a scurgerilor. Pune-le in interiorul unor pagini de plastic inainte de a le indeparta pentru a reduce riscul de uzura.
Un alt sfat pe care ti-l putem da este sa iei in considerare varianta reprezentata de casetele de depunere in siguranta la sediul bancii daca vrei sa stochezi documente in afara incintei unde afacerea isi desfasoara activitatea. Cutiile de depozitare pot fi o solutie buna de stocare a hartiei, dar doar daca trebuie sa stochezi un numar foarte mic de documente. Apoi, asigura-te ca pastrezi documentele intr-un loc racoros si uscat. Caldura si umiditatea sunt cei mai mari dusmani ai hartiei.
Speram ca acest articol ti-a oferit suficiente informatii despre cum se face arhivarea documentelor si ca acum poti alege metoda care ti se potriveste cel mai mult pentru a tine in siguranta toate actele si hartiile importante. Articole pentru organizare si arhivare, dar si hartie si produse din hartie gasesti pe CRTBirotica.ro, alaturi de multe alte articole de blog care au rolul de a te ajuta sa te organizezi mult mai bine atat la birou, cat si acasa.
Sursa foto: freepik.com.