Organizarea biroului - care sunt obiectele necesare in acest proces si cum putem obtine un spatiu de lucru cat mai prietenos?
20.09.20221. Modurile de organizare ale biroului
Organizarea biroului trebuie sa fie realizata in detaliu, astfel incat sa tii cont de toate principiile esentiale. Fie ca alegi sa creezi acest spatiu de lucru intr-o firma, fie ca iti doresti sa-l realizezi in propria ta locuinta, exista anumite criterii ce te vor ajuta sa ai o productivitate sporita pe tot parcursul celor opt ore de lucru.
In cazul in care birourile urmeaza sa fie organizate in cadrul unei companii, atunci este necesar sa iei in calcul o varianta prin care poti obtine spatii individuale de lucru pentru fiecare persoana. Concret, este recomandat sa delimitezi birourile cu ajutorul unor panouri separatoare, pentru ca prin acest fel se va eficientiza munca, intrucat atentia angajatilor nu se va mai pierde in detalii.
Al doilea amanunt de care trebuie sa tii cont in aranjarea biroului, fie ca alegi sa-l amenajezi intr-o companie sau in propria locuinta, este lumina naturala. Angajatii au nevoie de un spatiu de lucru cat mai luminat asadar, amplasarea acestuia ar trebui sa fie facuta in aproprierea geamurilor. Daca acasa reusesti cu siguranta sa realizezi acest lucru, deoarece te limitezi la un singur birou, intr-o intreprindere acest lucru ar putea cauza uneori batai de cap, daca geamurile nu sunt foarte mari. Este recomandat astfel sa dotezi biroul si cu un sistem de iluminat artificial, fie ca ne referim la o lampa mica sau la un led suspendat.
Mai mult, daca esti in cautare de idei de organizare a biroului, un alt aspect important de luat in calcul aici este amenajarea propriu-zisa. Trebuie sa-ti creezi o amprenta personala asupra spatiului tau de lucru, pentru ca in acest fel vei incepe ziua intr-un mod mult mai pozitiv si plin de energie. Biroul trebuie sa fie, in primul rand, o reflexie a propriei tale personalitati, deci pune-ti imaginatia la incercare si decoreaza-l dupa bunul tau plac. Fie ca ne referim la lumanari parfumate, la poze personale sau la anumite fotografii cu citate motivationale, toate acestea te vor ajuta sa dai un randament mai mare si sa muncesti cu mai mult spor.
Nu uita, de asemenea, sa amplasezi biroul sau birourile langa o sursa de alimentare. Fie ca o sa ai nevoie sa-ti incarci rapid laptopul, telefonul, tableta sau chiar imprimanta, daca priza nu va fi undeva langa spatiul tau de lucru, se va crea un disconfort foarte mare.
Acestea sunt cele mai importante aspecte de luat in calcul, cand vorbim despre organizarea spatiului de birou. Nu uita insa, ca trebuie sa alegi cu atentie si gadgeturile de pe care iti desfasori activitatea. Cu cat investesti intr-o tehnologie cat mai avansata, cu atat procesul de munca va fi mai usurat.
2. Obiectele necesare in organizarea biroului
Fiecare spatiu de lucru trebuie sa fie dotat cu mai multe obiecte necesare desfasurarii activitatii zilnice. Chiar daca, la inceput, acestea pot parea inutile, pe parcurs isi vor justifica, cu siguranta, rolul.
Produsele de papetarie sunt esentiale in fiecare birou. Indiferent de cat de digitalizata este afacerea sau locul de munca, hartia nu se va demoda nicidoata, ba chiar iti va arata constant ca rolul ei pe birou este unul foarte bine intemeiat. Nu uita deci sa-ti dotezi constant spatiul de lucru cu anumite notite si coli de scris, care-ti vor folosi la desfasurarea zilnica a activitatii.
Mai mult, daca ti-ai echipat biroul si cu o imprimanta, care este extrem de esentiala in acest proces de organizare a spatiul de lucru, atunci nu trebuie sa uiti despre echipamente de printare si consumabile. Chiar daca cartusul este plin, intotdeauna trebuie sa te asiguri ca ai si o optiune de rezerva. Inevitabilul se poate produce la orice pas, astfel incat nu stii cand poti avea nevoie de o noua sursa de imprimare.
Pentru orice birou sunt extrem de eseniale si instrumentele de scris. Nu se poate numi spatiu de lucru, daca nu exista acolo macar cateva pixuri, un creion si niste markere colorate, cu ajutorul carora sa evidentiezi anumite informatii. Este bine sa-ti echipezi biroul cu cat mai multe obiecte de acest gen, pentru ca utilitatea lor este garantata, insa durata lor de viata nu este atat de lunga, pe cat ne-am si dori.
Nu in ultimul rand, vom avea nevoie constanta intr-un spatiu de lucru de accesorii pentru birou. Fie ca ne referim la clipuri pentru hartie, la agrafe sau la dispenser magnetic pentru agrafe, toate acestea ne vor ajuta extrem de mult in organizarea actelor de birou. Nu putem mentine ordinea fara ele, asadar cu siguranta sunt un must have in orice spatiu de lucru.
Nu in utlimul rand, nu trebuie sa uitam nici despre o sursa mica de iluminat, care va fi foarte utila in zilele mohorate de toamna sau iarna sau in serile in care ne prelungim programul de munca. Pentru o foarte buna productivitate, avem nevoie de lumina si, chiar daca sursa naturala este cea mai buna varianta, de foarte multe ori aceasta nu ne poate ajuta la capacitateta ei maxima. De asemenea, nu trebuie sa uiti despre obiectele personalizate, ce te vor ajuta sa obtii un birou armonios, care sa contina amprenta personala.
3. Cum poti economisi spatiu in organizarea biroului
Un detaliu pe care trebuie sa-l iei in calcul de la inceput, atunci cand amenajezi un birou, este modalitatea prin care poti sa-l faci sa fie cat mai productiv, adica modalitatea prin care poti aranja toate obiectele de pe el, astfel incat sa economisesti cat mai mult din spatiul de lucru.
O prima regula este sa scapi de aglomeratia de pe masa. Cea mai buna modalitate prin care poti realiza acest lucru este organizarea documentelor de pe birou. Dosarele si toate documentele trebuie asezate dupa o regula prestabilita de fiecare angajat si asezate in anumite sertar, rafturi, pentru ca daca vor fi lasate pe blatul biroului, nu vor face decat sa incarce acest spatiu. Un ajutor de nadejde in acest proces sunt obiectele de organizare si arhivare. Toate hartiile pot fi puse pe categorii in suporturile metalice special create pentru asta, iar obiectele de scris pot fi usor de organizat si ele tot intr-un suport destinat lor. Este esential, desigur, sa faci regulat curatenie pe birou, fie seara, dupa terminarea programului, sau dimineata, inainte de a incepe munca. Cu toate acestea, tot procesul va fi gata in cateva minute, daca elementele sunt foarte bine organizate si asezate la locul lor.
O alta metoda extrem de eficienta, prin care poti economisi spatiul de pe birou, este prin amenajarea unor rafturi pe peretele de deasupra acestuia. Rafturile inalte sunt metoda excelenta prin care putem tine lucrurile voluminoase departe din calea noastra, daca nu avem nevoie de ele constant. Mai intai, separa fisierele pe care le folosesti regulat, adica aproape zilnic, de cele pe care le folosesti mai rar, astfel incat cele din urma sa fie puse cu usurinta pe aceste rafturi. Daca organizezi totul in dosare, nu uita sa pui pe fiecare cate o eticheta sugestiva, care sa ramana la vedere, astfel incat accesul spre informatie sa fie facut extrem de usor. Aceasta tehnica este extrem de utila, iar randamentul la locul de munca este garantat.
Nu uita sa te asiguri ca ai si un cos de gunoi sub birou, astfel incat sa nu existe niciodata foi mototolite sau alte hartii nefolositoare pe spatiul de lucru. Acestea nu doar ca te vor incurca de la atingerea celor mai inalte performante, dar iti vor crea un adevarat disconfort vizual.
4. Idei de aranjare a obiectelor si cablurilor, in organizarea biroului
Un alt lucru de care trebuie sa tinem cont in amenajarea biroului este sa ascundem cat mai bine cablurilor tuturor obiectelor electrice, precum a celor de tehnica de birou, a imprimantei si chiar si a laptopului. Cel mai bun caz, in acest proces, ar fi ca sursa de alimentare sa fie asezata in spatele mesei de lucru. In acest fel, cablurile pot fi prinse cu niste clipsuri mici, daca sunt prea lungi, si depozitate dupa birou, dar niciodata pe spatiul de lucru, pentru ca acest lucru va aglomera extrem de tare munca propriu-zisa.
Cand vine vorba de organizarea obiectelor de biroul, aceasta trebuie facuta dupa bunul plac si dupa propriile preferinte. O idee de luat in calcul, extrem de utila, poate fi aceea in care sa asezi toate materialele informationale, precum documente, dosare, arhive, in partea stanga, dupa modalitatile deja discutate anterior, iar in partea dreapta sa-ti ramana loc pentru obiectele de scris, foi albe si notite. Partea centrala ar trebui sa fie destinata exclusiv laptopului sau computerului de pe care iti desfasori activitatea, iar in spatele acestuia poate fi amplasata o lampa mica sau un led suspendat de iluminat.
Nu trebuie sa uitam de imprimanta, care ar trebui sa fie pozitionata intr-unul din colturile biroului care a ramas mai liber, daca aceasta este de mici dimensiuni. Daca lucrezi insa intr-o comanie, probabil ca masinaria de tiparit va fi extrem de voluminoasa, motiv pentru care va fi amplasata pe jos.
Dupa ce ai terminat amenajarea cu obiectele esentiale, poti incepe sa-ti pui si amprenta personala. Tipareste cateva fotografii de tip polaroid si agata-le ingenios pe o ata, deasupra biroului, astfel incat sa-ti infrumuseteze spatiul, dar sa nu-l aglomereze deloc. Cumpara si cateva lumanari parfumate mici, pe care sa le pozitionezi intre celelalte obiecte si nu uita sa achizitionezi si o floare, pe care o poti aseza pe unul dintre rafturile superioare, daca acestea exista. Elementele verzi aduc mereu buna dispozitie si te incarca cu multa energie pozitiva.
Nu trebuie sa investesti foarte mult timp si resurse financiare, pentru a obtine un spatiu de lucru perfect echipat si extrem de eficient pentru desfasurarea activitatii zilnice. Trebuie insa sa-ti faci inca de la inceput o lista cu materialele consumabile, peste care sa-ti arunci frecvent privirea, pentru a te asigura ca nu ramai niciodata in pana.
Apoi, in organizarea propriu-zisa este important sa-ti pui la incercare imaginatia personala. Nu trebuie sa incarcam spatiul vizual prea mult, insa cu cateva elemente de decor personalizate, putem obtine un birou atractiv, care sa induca dorinta de munca si buna dispozitie. Nu uita, de asemenea, faptul ca, asa cum faci regulat curatenie in propria locuinta, trebuie sa faci constant si pe birou, pentru ca eficienta si productivitatea va fi cu atat mai mult scazuta, cu cat spatiul este mai murdar si mai aglomerat.
Amplaseaza masa de lucru la o sursa de lumina naturala, pentru ca astfel iti vei tine mintea mai lucida in cele opt ore de munca, iar vederea nu va fi afectata in timp, dupa cum s-ar putea intampla daca lucrezi constant doar la lumina artificiala. Organizarea biroului nu este un proces simplu, dar nu reprezinta nici un proces care sa ne dea batai de cap. Totul tine de o informare in prealabil. Tu cum ai ales sa-ti amenejezi biroul?
sursa foto: pexels.com