Organizarea documentelor in birou: Idei pentru eficientizarea spatiului si modului de lucru
31.01.20231. Organizarea documentelor: Etape in aranjarea spatiului de lucru
Locul de munca este cel in care multi oameni petrec cea mai mare parte din zi, astfel ca de multe ori productivitatea si eficienta lor poate fi influentata de felul in care este organizat biroul in care isi desfasoara activitatea, organizarea acestuia fiind foarte importanta pentru ducerea la bun sfarsit al tuturor sarcinilor.
Cum o societate nu functioneaza cu un singur departament de multe ori, crearea unor spatii in care angajatii sa isi poate desfasura munca in conditii optime este foarte importanta. In acest sens, organizarea acestuia in birouri echipate cu toate cele necesare conteaza foarte mult.
Inainte de a trece la organizarea biroului si a documentelor de pe acesta, spatiul de lucru trebuie eficientizat cat mai bine. Astfel, in functie de numarul de angajati care folosesc locul respectiv, compartimentarea si utilizarea unor birouri potrivite pentru a putea face loc atat personalului, cat si echipamentelor pe care acestia le vor folosi, inclusiv a unei arhive sunt primii pasi in crearea unor conditii favorabile de munca.
Odata amenajat spatiul de lucru, se poate trece la organizarea biroului si crearea locurilor pentru diverse aparate, incepand cu computerul, echipamentele de printare si consumabilele acestora, dar si hartia si produsele din hartie necesare in activitatile zilnice.
De cele mai multe ori, munca intr-un birou prespune folosirea multor acte ale firmei, mai ales in departamente precum cel de contabilitate. In acest caz, organizarea tuturor documentelor astfel incat sa fie usor de gasit este de o importanta vitala. Pentru acestea, bibliorafturile si dosarele de plastic si carton devin indispensabile.
Asadar, inainte de a trece la organizarea actelor pe birou, este esentiala crearea cadrului pentru ca acestea sa poata fi asezate corect in vederea gasirii lor cat mai repede. De asemenea, ele trebuie puse in asa fel incat toti cei care le folosesc sa le poata accesa rapid.
Organizarea documentelor pe birou se poate face dupa preferintele fiecarui angajat, astfel incat sa isi usureze munca si sa poata da randamentul dorit. In acest scop, acestuia trebuie sa i se asigure produsele necesare.
1.1. Organizarea documentelor pe birou
Curatenia si ordinea la locul de munca, dar mai ales pe birou sunt esentiale pentru eficientizarea spatiului si a modului de lucru. De multe ori, nu este nevoie de foarte multe produse pentru ca cele doua conditii sa fie indeplinite.
Iata ce se poate face pentru a organiza cat mai eficient spatiul pe birou:
- asigurarea tuturor celor necesare pentru desfasurarea activitatii;
- pastrarea cat mai aproape a obiectelor folosite cel mai des;
- renuntarea la lucrurile vechi sau care ocupa spatiul inutil.
Curatenia zilnica este la fel de importanta in eficientizarea programului de lucru si a tuturor activitatilor care trebuie realizate zilnic. Dar de ce are nevoie un angajat pentru a da randamentul dorit?
Iata cateva dintre lucrurile indispensabile de pe un birou:
- echipamentul de lucru, care poate consta in computer, telefon, imprimanta si alte electronice;
- hartia si pixurile care pot fi folosite in locul computerului in cazul in care nu este electricitate sau pentru a lua notite rapid;
- cutii de depozitare si de pastrare a documentelor in mod organizat;
- separatoare de hartii;
- diverse tipuri de suporturi de birou, in functie de produsele necesare.
Pe langa acestea, orice alt produs care usureaza munca angajatului, in functie de rolul sau isi poate gasi locul pe birou. Cea mai mare atentie trebuie acordata organizarii actelor pe birou. Cum multe persoane folosesc hartia atat ca suport pentru informatii legate de firma, cat si pentru a lua notite, aceasta trebuie tinuta in asa fel incat sa fie usor de gasit, separatoarele si tavitele fiind de ajutor.
Organizarea documentelor pe birou se poate face in functie de urmatoarele criterii:
- de cat de des sunt folosite actele respective;
- documentele folosite cel mai des trebuie sa se afle cat mai la indemana;
- documentele mai vechi pot fi arhivate si puse in locuri special create.
Daca pe birou se vor afla tot timpul mai multe documente, acestea pot fi impartite pe categorii si asezate in suporturi si tavite sau in mape denumite corespunzator. De asemenea, aparatele de indosariat sunt un ajutor de nadejde atunci cand numarul actelor este mare si nu mai sunt folosite in mod curent sau deloc, insa trebuie pastrate.
Dar ce se intampla cand numarul actelor este atat de mare incat nu toate pot fi tinute pe birou? Exista destul de multe variante de depozitare, atunci cand tavitele, mapele si dosarele care sunt compacte nu mai au loc pe masa. Organizarea unei arhive este cel mai usor de realizat, insa si pentru aceasta este nevoie de spatiu in care sa poata fi pastrate documentele in mod ordonat. Pana la aceasta solutie, dulapurile care pot fi tinute langa birou sunt o alternativa buna pentru hartiile folosite periodic.
Fiecare departament si angajat poate avea nevoi diferite compatibile cu functia, astfel ca si produsele necesare sunt diferite, iar cel mai usor de procurat sunt de la o firma specializata in vanzarea de echipamente de birotica.
Orgainzarea documentelor poate fi facuta in mod eficient atunci cand spatiul de lucru este pastrat curat si aerisit, astfel incat fiecare lucru sa fie la locul lui si usor de reperat. In acest scop, exista mai multe produse care pot ajuta.
1.2. Organizarea actelor – Produse indispensabile pentru eficientizarea lucrului
Eficienta la locul de munca duce atat la realizarea sarcinilor in mod corect, cat si mai rapid uneori. Aceasta este insa strans legata de indeplinirea unor bune conditii de desfasurare, ceea ce pentru functionarii care lucreaza cu acte inseamna asigurarea produselor si echipamentelor necesare.
Care sunt produsele necesare in organizarea actelor? Iata o scurta lista cu unele dintre ele:
- tavitele pentru documente;
- dosarele si mapele;
- etichetele si stickerele.
Pe langa acestea, mai sunt si alte accesorii de birou la fel de utile, precum perforatoarele, dispenserele de banda adeziva si banda adeziva, agrafele, instrumentele de scris precum pixurile si creioanele.
Pentru a nu aglomera spatiul de pe masa de lucru si mai mult, atunci cand se strang hartii pe care au fost facute anumite notite sau alte documente care nu trebuie arhivate sau folosite in mod curent, echipamentele de tehnica de birou precum distrugatorul de hartii sunt foarte folositoare in pastrarea ordinii si a curateniei.
Un birou ordonat este un spatiu de lucru in care toata activitatea poate fi gestionata in mod eficient, astfel ca angajatii vor fi mai relaxati, bazandu-se pe confortul ca au tot ce le trebuie pentru a-si indeplini sarcinile in timp util. In acest scop, se pot asigura si produsele de curatenie necesare pentru a pastra locul in cele mai bune conditii de igiena.
Unul dintre factorii care ajuta in organizarea documentelor si actelor pe birou este arhivarea celor vechi. Astfel, odata ce acestea nu mai sunt folosite, insa trebuie pastrate pentru consultari sau utilizari ulterioare, crearea unei arhive in care sa fie pastrate este un pas important in asigurarea functionarii corecte si eficiente a departamentului respectiv.
2. Organizarea arhivei si importanta organizarii si arhivarii documentelor
Crearea unei arhive poate influenta productivitatea, eliminand timpul petrecut cautand acte de care un angajat sau o alta persoana are nevoie. Astfel, un sistem bine pus la punct va avea un impact pozitiv asupra procesului si eficientei muncii unuia sau mai multor departamente.
Angajatii noi si vechi pot avea nevoie de acces la documente mai vechi ale firmei, in acest sens organizarea si arhivarea actelor fiind foarte importanta in buna functionare a societatii.
Crearea unei arhive nu mai este dificila, acum existand foarte multe solutii mai simple sau mai complexe care pot fi implementate tinand cont de:
- spatiul fizic disponibil;
- volumul de documente care trebuie arhivat;
- actele care se preconizeaza ca se vor pune la pastrare in arhiva in viitorul apropiat.
Arhiva este foarte importanta in organizarea actelor dintr-un birou, ajutand angajatii sa pastreze pe mesele de lucru doar hartiile esentiale in activitatile lor. Astfel, arhivarea documentelor contribuie la eficientizarea muncii intr-o mare masura.
Cel mai simplu mod de a organiza o arhiva este crearea unui spatiu care sa poata fi utilat cu dulapuri, bibliorafturi, alte tipuri de suporturi in care pot fi pastrate dosare sau mape cu documente si la care sa aiba acces toti cei interesati. De asemenea, felul in care sunt ordonate documentele este foarte important in usurarea muncii intregului departament in ceea ce priveste accesul la cele mai vechi dintre ele.
Organizarea arhivei presupune folosirea de produse special dedicate acestei activitati. Pe piata, exista o gama foarte variata de produse care sa raspunda nevoilor firmelor mai mici sau mai mari si care pot fi folosite pentru a eficientiza la maximum timpul de lucru.
Printre aceste produse se regasesc:
- dosarele de plastic sau de carton;
- bibliorafturile;
- mapele;
- cutiile si containerele de arhivare;
- separatoarele.
Un alt element important in organizarea unei arhive de documente este notarea actelor in functie de destinatie, perioada sau chiar utilitate. De asemenea, folosirea de culori diferite pentru fiecare categorie de hartii in parte este la fel de eficienta in arhivare.
Pastrarea documentelor in cutii si containere de arhivare este una dintre cele mai simple metode de a crea o arhiva atunci cand spatiul este limitat sau cand numarul actelor nu este foarte mare. Acesta poate fi cazul societatilor mici sau aflate la inceput de drum, insa se preteaza la fel bine pentru angajatii care lucreaza de acasa si au biroul in balcon sau intr-o camera mica a locuintei.
Un alt aspect important este ca arhiva sa fie plasata intr-un loc ferit de umiditate sau alti factori de mediu care pot duce la deteriorarea actelor puse la pastrare.
Organizarea si arhivarea documentelor presupun minimum doua etape, si anume:
- mai intai ar trebui efectuata ordonarea acestora dupa unul sau mai multe criterii definitorii, precum departamentul de care apartin sau data;
- stabilirea tipului de clasificare, care este la fel de importanta, putand fi alfabetica sau cronologica.
Pentru ca accesul la arhiva sa fie cat mai usor pentru persoane care nu sunt familiarizate cu sistemul de organizare a documentelor, lipirea unui sticker in care acesta este explicat poate eficientiza foarte bine munca angajatilor.
In concluzie, organizarea documentelor si crearea unei arhive in care acestea sa poata fi pastrate in cele mai bune conditii sunt foarte importante in eficientizarea activitatii la locul de munca al tuturor angajatilor care ocupa functii care presupun folosirea multor hartii. Biroul trebuie pastrat curat, ordonat si aerisit pentru ca toate actele sa poata fi gasite rapid si usor, ceea ce le va usura multora intregul proces de desfasurare a activitatii. In acest scop, pot fi folosite produse de birotica cu ajutorul carora fiecare persoana sa isi poata crea conditiile ideale pentru a lucra in mod rapid, eficient, dar mai ales corect.
Sursa foto: Pexels.com.